Tutta la giornata del tuo tour operator in un'unica app
Prenotazioni, partenze, autisti, guide, liste passeggeri e messaggi ai clienti. Un gestionale privato costruito sui flussi che usi già e collegato alla tua piattaforma di booking.
Partenze del giorno · autisti, mezzi e capienza a colpo d'occhioStato dell'operatività · messaggi, liste e sync prenotazioniPianificazione mensile · ogni città nel suo spazioWhatsApp + SMS di riserva · nessun cliente resta senza avviso
Prima conversazione senza impegno: guardiamo insieme come lavori oggi.
- Texas e ItaliaDallas, San Antonio, Venezia
- Collegato al bookinges. FareHarbor, nessun cambio
- WhatsApp + SMScon invio di riserva automatico
- Desktop e mobileufficio, autisti e guide
Il punto di partenza
La giornata regge, ma solo perché qualcuno controlla tutto a mano
I processi di un tour operator di solito funzionano già. Quello che manca è la visibilità: le informazioni stanno in posti diversi e il lavoro si chiude grazie a chi le rimette insieme ogni giorno.
Tocca i punti in cui ti riconosci
Allora questa pagina è per te.Sono esattamente i punti che abbiamo risolto. Mandaceli così come sono.
Inviali su WhatsAppDue progetti, un metodo
Due tour operator, due mercati, la stessa base
01Caso studio FunDallas Tours
Pianificazione dei tour e dispatch degli autisti
Una web app per gestire prenotazioni, assegnazioni di autisti e mezzi e invio delle liste a Dallas e San Antonio. Il piano del giorno cambia mentre arrivano nuove prenotazioni: il team deve tenere sotto controllo partenze condivise, passeggeri e capienza dei mezzi in due città.
- Dove
- Dallas, San Antonio (Texas)
- Cosa
- Web app desktop e mobile
- Booking
- Collegata a FareHarbor
- Lavoro
- Design e sviluppo
Un calendario per pianificare ogni giornata
La vista mensile mostra l'attività giorno per giorno. Aprendo una data si vedono partenze e assegnazioni.
- Spazi separati per cittàDallas e San Antonio hanno ciascuna il suo spazio, con gli stessi comandi.
- Stato del dispatchQuali tour vanno assegnati, quali liste sono già partite, quali autisti hanno confermato.
- Dettaglio della partenzaPrenotazioni, scelta di autista e mezzo, controllo della capienza.
Assegnazioni condivise, aggiornamenti programmati
Le nuove prenotazioni compatibili entrano nella lista dell'autista già assegnato quando c'è posto. Gli invii automatici seguono il calendario configurato e le eccezioni restano in vista per il manager.
- Autista e mezzo condivisiTour compatibili usano la stessa assegnazione; un PDF può contenere più partenze.
- Controllo manuale sempre possibileModifica, verifica della capienza, anteprima del PDF e invio a mano.
Prepara e invia le liste per i tour del giorno dopo.
Porta nel piano le prenotazioni arrivate di notte.
Invia le modifiche dentro la finestra configurata.
Le informazioni del tour sul telefono dell'autista
Gli autisti vedono i prossimi tour, i dettagli dei passeggeri e i PDF inviati. Confermano l'assegnazione, così l'ufficio sa che l'ha ricevuta.
- Prenotazioni combinateOgni prenotazione combinata compare una volta, con le tratte incluse elencate insieme.
- Invio e conferma tracciatiOgni PDF ha un numero di versione; invio e conferma dell'autista sono registrati separatamente.
Schermate e documenti usano dati dimostrativi inventati, compresi i dati di clienti e autisti.
02Caso studio BeaVita Tours
Tutta la giornata di un tour operator in un'unica app
Prenotazioni, capienza, liste passeggeri, guide e autisti, messaggi WhatsApp e SMS ai clienti: prima si controllavano a mano in posti diversi. Ora il team vede lo stato di tutto e agisce dallo stesso posto.
- Dove
- Venezia e Veneto, Italia
- Cosa
- Dashboard web privata
- Canali
- WhatsApp, SMS, PDF
- Lavoro
- Design e sviluppo
Le cinque aree dell'app
Le schermate qui sotto sono viste operative con i dati oscurati.
Lo stato dell'operatività in una pagina
Stato dei messaggi, delle liste passeggeri e della sincronizzazione prenotazioni in un riepilogo unico: il team vede cosa richiede attenzione senza aprire più sistemi.
Prenotazioni e capienza per data
Prenotazioni, capienza, note, totali e stati di allerta in un formato denso, per rivedere in fretta i prossimi giorni e intercettare i problemi prima che arrivino.
Stato dei report e accesso sicuro ai PDF
Stato dei report per data e prodotto: inviato, programmato, fallito, fermato e ripreso. I PDF generati si aprono o si condividono con link brevi e sicuri.
Assegnazioni di guide e autisti
Assegnazioni per data e prodotto, con viste separate per esigenze di mezzi, idoneità e contatti scelti. Niente più appunti sparsi.
WhatsApp, SMS di riserva e avvisi manuali
Comunicazione ai clienti per data di servizio: inviati, falliti, di riserva e in attesa. Gli admin possono mandare avvisi SMS manuali quando serve un aggiornamento urgente.
Cosa è cambiato, in pratica
PrimaPer osservare una giornata serviva aprire prenotazioni, chat e fogli di calcolo, uno per uno.
DopoUna sola schermata mostra tutto: prenotazioni, liste passeggeri, messaggi e guide.
PrimaSe un messaggio a un cliente non arrivava, ce ne si accorgeva tardi, spesso quando chiamava il cliente.
DopoI messaggi non consegnati su WhatsApp vengono consegnati automaticamente via SMS, e se non succede compare una notifica.
PrimaLe liste passeggeri si preparavano a mano e si mandavano alle guide via email o chat.
DopoLe liste diventano un PDF autocompilato e vengono condivise automaticamente con un link che si autoelimina dopo 24h, in modo ordinato.
PrimaPer avvisare i clienti di un cambio dell'ultimo minuto bisognava scrivere o chiamare uno per uno.
DopoDalla dashboard si manda un SMS ai clienti interessati in pochi clic.
PrimaQuale guida e quale autista seguivano ogni tour era scritto su fogli e appunti sparsi. Dopo l'assegnazione, la parte più costosa in termini di tempo era la comunicazione.
DopoGuide e autisti si assegnano nel calendario, accanto alle prenotazioni del giorno, aggiornando automaticamente anche la schermata dell'autista con le informazioni necessarie.
Cosa si porta da un tour operator all'altro
Non copiamo l'app, riusiamo lo schema
Ogni tour operator ha la sua piattaforma di booking, il suo modo di gestire guide e autisti, i suoi canali verso i clienti. Quello che si porta dietro è il metodo: collegare i segnali di ogni giorno, mostrare lo stato in modo chiaro e dare al team azioni controllate da un unico sistema privato.
Dashboard operativa
Stato di prenotazioni, liste e messaggi, avvisi urgenti e attività recenti.
Attivo per BeaVitaCalendario e capienza
Vista per giorno e prodotto, capienza, note e allerte.
Attivo per FunDallas, BeaVitaDispatch di autisti e mezzi
Assegnazioni condivise, controllo dei posti, invii programmati.
Attivo per FunDallasListe passeggeri in PDF
Generazione, versioni, stato dell'invio e link sicuri.
Attivo per FunDallas, BeaVitaApp per autisti e guide
Tour assegnati, passeggeri, PDF e conferma dal telefono.
Attivo per FunDallasMessaggi ai clienti
Flussi WhatsApp, SMS di riserva, avvisi manuali e tracciamento.
Attivo per BeaVitaAnalisi operative
Andamento prenotazioni, pressione sulla capienza, cancellazioni, resa dei prodotti.
Su richiestaRecensioni e QR
Link alle recensioni, QR per instradare i clienti, fonti e andamento.
Su richiestaCome partiamo
Quattro passi, prima il tuo flusso reale
- 1
Mappiamo
Come gestisci oggi prenotazioni, liste passeggeri, guide, autisti e messaggi ai clienti.
- 2
Troviamo i punti critici
I passaggi manuali che creano più rischio operativo o fanno perdere più tempo.
- 3
Costruiamo il primo modulo
Il primo sistema utile, attorno ai flussi che girano già ogni giorno.
- 4
Aggiungiamo solo ciò che serve
Automazioni e report solo dove fanno risparmiare tempo vero o evitano errori veri.
Domande frequenti
Prima di scriverci
Devo cambiare piattaforma di prenotazione?
No. Il sistema si collega a quella che usi già: per FunDallas Tours, per esempio, legge le prenotazioni da FareHarbor. Durante la mappatura verifichiamo cosa permette la tua.
È un software pronto o costruito su misura?
Su misura, su una base già collaudata in due tour operator. Non ti adatti tu al software: adattiamo i moduli ai tuoi prodotti, mezzi e canali.
Autisti e guide possono usarlo dal telefono?
Sì. Nel caso FunDallas gli autisti vedono i tour assegnati, i passeggeri e i PDF, e confermano l'assegnazione dal telefono.
Quanto costa?
Dipende dai moduli che servono davvero. Dopo la prima conversazione e la mappatura ricevi un preventivo scritto con i moduli e le fasi, prima di qualsiasi impegno.
Lavorate anche fuori dall'Italia?
Sì. Lavoriamo in Italia e negli Stati Uniti, in italiano e in inglese: FunDallas Tours opera tra Dallas e San Antonio, in Texas.
Il passo successivo
La tua giornata operativa in un'unica app
Una prima conversazione per mappare il tuo flusso di lavoro e capire dove un sistema su misura rende di più. Se non ha senso per te, te lo diciamo subito.
Rispondiamo in italiano e in inglese.